METODO DELLE 5S

1. Introduzione

Come gran parte dei metodi introdotti nelle aziende dai giapponesi, quello che segue sembra semplicemente un insieme di banalità. Purtroppo, per esperienza diretta, posso assicurarvi che non lo è, anzi, spesso risulta qualcosa di inutile a molte persone e di difficile implementazione pratica.

In un ambiente lavorativo si possono sempre trovare:

1) strumenti di lavoro;

2) materiali da lavorare e/o da movimentare e/o da immagazzinare/archiviare;

3) arredo (tavoli, scaffalature, armadi) e/o spazi da utilizzare.

Muovendoci attraverso queste risorse, possiamo costantemente verificare come la loro posizione e il loro stato influenzano la produttività. Possiamo considerare questi due fattori, STATO e POSIZIONE come dei paletti che, se posizionati correttamente, ci aiutano a raggiungere gli obbiettivi che ci siamo prefissati, altrimenti ci ostacolano costringendoci a dei rallentamenti che portano alla inefficienza.

Vediamo con un esempio di chiarire in modo pratico questo concetto. Prendiamo in esame un'officina meccanica.

A) Se sullo scaffale degli attrezzi sono presenti un numero eccessivo di strumenti, dei quali molti inutili, inefficienti, ecc, la ricerca dell'attrezzo giusto diventa lunga e, spesso si rischia di utilizzarne uno sbagliato. Per tale motivo è importante separare ciò che serve da ciò che non serve, lasciando "a portata di mano" solo l'indispensabile (ORGANIZZARE).

B) Se gli strumenti che servono sono tutti ordinati, ad esempio per misura (cacciaviti, chiavi, ecc.) è evidente che risulta molto più facile e rapido accedere ad essi (ORDINARE).

C) Se l'officina è sporca, il rischio di incidenti sul lavoro risulta maggiore, l'utilizzazione dei mezzi diventa difficoltosa e le riparazioni possono non essere perfettamente eseguite. (PULIRE).

D) Affinchè tutto risulti organizzato, ordinato e pulito occorre fissare delle regole e delle responsabilità. Ad esempio, il capo officina può stabilire la regola che una volta ogni tot di tempo si deve compiere un inventario degli strumenti utilizzati, eliminando quelli inutili e sostituendo quelli danneggiati. Inoltre, si può stabilire che ognuno è responsabile dei suoi attrezzi e che essi devono sempre trovarsi in ordine in punti stabiliti. Si può agire con regole anche sulla pulizia dei macchinari e dell'officina in genere fissando CHI, COME e QUANDO (STANDARDIZZARE).

E) Naturalmente, fissate le regole, bisogna verificare che esse vengano rispettate stabilendo, anche in questo caso le modalità e le responsabilità. Inoltre è molto importante che le regole fissante vengano accettate e fatte proprie dagli operatori coninvolti in modo che non risultino delle imposizioni ma un normale forma di comportamento sul lavoro. (VERIFICARE / SOSTENERE)

2. Fasi del Metodo 5S

Nell'esempio precedente abbiamo esplicitato quelle che sono le 5 fasi del metodo che stiamo analizzando in questo capitolo. Il sistema prende il nome dalle iniziali delle parole giapponesi che definiscono ognuna delle fasi. In dettaglio:

SEIRI. -Per descrivere la prima fase del metodo delle 5s facciamo l'esempio degli scaffali di un ingrosso di articoli di ricambio. Gli articoli da gestire possone essere migliaia. Per ridurre i tempi di prelievo degli articoli è certamente conveniente disporli in modo che i più movimentati siano vicini all'operatore che li preleva. Articoli che non si movimentano più da lungo tempo conviene toglierli dagli scaffali e porli in un deposito dove si dovrà perciò accedere solo occasionalmente. Questo sistema vale anche per la semplice scrivania di un'impiegato dove verranno lasciati solo i documenti che servono per lavorare nell'immediato, mentre tutti gli altri possono essere riposti in cartelline su degli armadi.

La prima fase del processo 5S è dunque quella di lasciare le cose necessarie e togliere quelle inutili o, in parole più generali, disporre i materiali in funzione del loro utilizzo. In questa fase, le domande da porsi sono:

1) A cosa serve? [E' NECESSARIO?]

2) A chi serve? [A QUANTI E A CHI E' NECESSARIO?]

4) Quando si usa? [CON CHE FREQUENZA SI USA?]

SEITON - Una volta eliminato ciò che non serve, bisogna mettere in ordine ciò che serve. Per tornare agli scaffali del negozio, è indispensabile creare scomparti in cui sistemare i ricambi, identificandoli con dei codici in modo da permettere una rapida rintracciabilità di ciò che serve. In generale, in questa fase tutto deve essere sistemato in modo logico, ergonomico, facilmente rintracciabile e facilmente raggiungibile. Se qualcuno chiede a qualcun altro "sai dove si trova .....?" Allora probabilmente c'è qualcosa che non funziona.

Le domande da farsi in questa fase sono:

3) Perchè è qui? [DOVE SI USA?]

4) E' facile trovarlo a tutti? [E' VISIBILE? - E' IDENTIFICATO?]

SEISO - Questa fase possiamo considerarla un "prolungamento" naturale delle precedenti. Eliminare ciò che è inutile e mettere in ordine ciò che rimane comporta in modo naturale il "pulire". In molte aziende metalmeccaniche esiste la regola che, prima della fine di un turno, ogni operatore deve dedicare gli ultimi 10-15 minuti del suo lavoro a pulire la sua postazione in modo da far trovare la stessa pronta per il turno successivo. La pulizia permette una migliore visibilità e accessibilità delle attrezzature, delle indicazioni, ecc.

SEIKETSU - Completate le prime tre fasi, bisogna che il nuovo stato delle cose si mantenga costante nel tempo. Bisogna dunque fissare delle regole e delle responsabilità. E' inutile predisporre un'area per la raccolta differenziata se poi non si stabilisce chi e quando deve occuparsi dello svuotamento dei contenitori.

Una tecnica facilmente apllicabile ed estremamente efficace per mantenere lo stato raggiunto è quella del "Cartellino rosso". Quando si trova qualcosa fuori posto, lo si può identificare con un cartellino rosso su cui viene riportata una data che indica il giorno in cui tale oggetto verrà rimosso. Raggiunta la data in questione, se la situazione è rimasta come prima, l'oggetto verrà trasferito in una zona ben definita che potremmo chiamare "zona rossa". Sarebbe opportuno che quest'area fosse accessibile solo ad un responsabile a cui, chi ha lasciato il disordine, debba rivolgersi, "uscendo allo scoperto".

SHITSUKE. Questa è una fase che racchiude un duplice scopo:

a) verificare che quanto stabilito con le regole venga rispettato;

b) diffondere la cultura del metodo 5S, facendone capire l'importanza della sua apllicazione.

Possiamo affermare che questa fase può ritenersi completata nel momento in cui tutto il personale applica il metodo 5S in maniera naturale, senza sentirsi obbligato da qualcuno a farlo.

Un sistema per pubblicizzare il metodo 5S è quello di fare delle bacheche dove apporre le foto di alcune aree prima e dopo l'applicazione di questo metodo.